Im Notariat (Symbolbild)

Das elektronische Urkundenarchiv

Der Gesetzgeber ist bereits im Jahr 2016 mit dem Ziel angetreten die Aufbewahrung von Notariatsunterlagen einheitlich neu zu regeln und den durch die 100-jährige Aufbewahrungsverpflichtung insbesondere von Urkundenrolle und Urkundensammlungen entstehenden Kapazitätsproblemen effektiv zu begegnen. Darüber hinaus sollen durch die Einführung eines elektronischen Urkundenarchivs die Vorteile der elektronischen Verwahrung effektiv genutzt und der elektronische Rechtsverkehr ausgebaut werden. Mit dem Erlass der NotAktVV ist der berufsrechtliche Rahmen für die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs zum 01.01.2022 geschaffen worden.

Die elektronischen NebenaktenBereits heute können Nebenakten des Notars elektronisch geführt werden. Wurden diese bisher dezentral auf dem Server des Notariats gespeichert, werden diese zukünftig im elektronischen Notaraktenspeicher bei der Bundesnotarkammer zu führen und zu archivieren sein. Dabei wird für jeden einzelnen Notar ein digitaler Archivraum eingerichtet werden, zudem nur er und die von ihm berechtigten Mitarbeiter Zugang haben werden. Die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde wird auf die einzelnen Archivräume nicht zugreifen können. Der Gesetzgeber hat für die elektronischen Nebenakten Vorgaben für die Struktur der Daten, für Beschreibungsschemata und die Dateiformate normiert. Es bleibt zu hoffen, dass die Notarsoftwares hier möglichst bald eine umfassende und leichtgängige Schnittstelle schaffen, um in den Notariaten durch die elektronischen Nebenakten nicht noch weitere zusätzliche Verwaltungsarbeit zu produzieren.

Die elektronische Urkundensammlung

Mit dem 01.01.2022 wird es „die“ Urkundensammlung nicht mehr geben. Das Urkundenverzeichnis, vormals Urkundenrolle und das Verwahrungsverzeichnis werden dann ebenfalls ausschließlich elektronisch geführt werden.

Bereits heute war neben der Urkundensammlung eine Erbvertragssammlung zu führen, soweit Erbverträge nicht in die amtliche Verwahrung bei dem Amtsgericht - Nachlassgericht - verbracht wurden. Mit Einführung des elektronischen Urkundenarchivs wird es dann neben der elektronischen Urkundensammlung, eine papiergebundene Urkundensammlung, eine Erbvertragsammlung und eine sog. Sondersammlung (§ 37 NotAktVV) geben.

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Nach der Beurkundung, die bis zur Einführung eines online Beurkundungsverfahrens weiterhin ausschließlich auf Papier erfolgt, wird die Urschrift als PDF/A nach dem Stand der Technik gescannt werden müssen. Zuvor wird der Notar das elektronische Urkundenverzeichnis entsprechend auszufüllen haben, wobei hierbei zukünftig auch die Anschrift der Beteiligten und deren Steueridentitätsnummer mit eingetragen werden (können). Anders, als dies bisher im Bereich des Handelsregisters und des Grundbuchamtes geregelt ist, wird es ein Abbild der Urschrift und keine Reinschrift sein, die im elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren ist. Die PDF/A-Datei ist verschlüsselt an das elektronische Urkundenarchiv zu übermitteln und wird dort für 100 Jahre verwahrt. Die Urschrift in Papierform ist sodann vom Notar in der Urkundensammlung zu verwahren und nach Ablauf von 30 Jahren zu vernichten. Handelt es sich bei der Urkunde um einen Erbvertrag so ist dieser – wie bisher – gesondert in der Erbvertragssammlung zu verwahren. Sofern die Urschrift nicht gescannt werden kann, ist sie in Papierform in der sog. Sondersammlung für 100 Jahre zu verwahren. Dies wird voraussichtlich für all jene Urkunden gelten, deren Anlagen größer als DIN A 3 sind. Da eine teilweise elektronische Urkunde nicht vorgesehen ist, werden die sprechenden Urkunden voraussichtlich nicht im elektronischen Urkundenarchiv dokumentiert sein.

Sofern gewünscht können vollständige Urkundenjahrgängen, die vor dem 01.01.2022 errichtet worden sind, dem elektronischen Urkundenarchiv zugeführt werden. Hierzu wird es jedoch notwendig sein die Urschriften eines vollständigen Jahrganges einzuscannen und dem elektronischen Urkundenarchiv zuzuführen.

Ausfertigungen und Abschriften

Das zentrale Urkundenarchiv wird es zudem ermöglichen Ausfertigungen und (beglaubigte) Abschriften auf Grundlage einer elektronischen Vorlage herzustellen. Eine Fotokopie der Urschrift wird dann nicht mehr notwendig sein. Die Abschrift bzw. Ausfertigung kann in diesem Fall durch einen Ausdruck der eingescannten Fassung hergestellt werden.

BNotK

Der interne Bereich des elektronischen Urkundenarchivs ist auf der Seite https://urkundenarchiv.bnotk.de/ online, sodass bereits jetzt alles Wichtige und Wissenswerte zum elektronischen Urkundenarchiv durch den Notar und seine Mitarbeiter auf der zukünftigen Oberfläche des Urkundenarchivs in Erfahrung gebracht werden kann.

Kosten

Für die Aufnahme elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung wird voraussichtlich eine Gebühr zwischen 2,00 EUR und 5,00 EUR erhoben werden. Die Gebühren sind einmalig nach Beurkundung durch den Kostenschuldner zu entrichten.

Die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs wird aus Sicht der Notare zunächst mit nicht unerheblichem Mehraufwand verbunden sein. Jede Urschrift wird nach dem jeweiligen Stand der Technik zu scannen und in einem weiteren Arbeitsschritt dem elektronischen Urkundenarchiv zuzuführen sein. Es bleibt zu hoffen, dass die Schnittstelle zwischen den Notarsoftwares und dem zentralen Urkundenarchiv so gut programmiert werden, dass ein einfacher Datenaustausch möglich wird und insbesondere die Beteiligtendaten ohne große Mühe in das Urkundenverzeichnis übernommen werden können.