I. Gang der Gesetzgebung
Im Koalitionsvertrag 1 haben sich die Parteien der Ampelkoalition zur Vorlage eines Bürokratieentlastungsgesetzes verpflichtet: „Wir wollen Abläufe und Regeln vereinfachen und der Wirtschaft, insbesondere den Selbstständigen, Unternehmerinnen und Unternehmern mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben schaffen. Wir werden ein neues Bürokratieentlastungsgesetz auf den Weg bringen, welches die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie Verwaltung gegenüber dem bisherigen Bürokratieaufwand entlastet, ohne auf notwendige Schutzstandards zu verzichten.“ In der Kabinettsklausur in Meseberg vom 29./30.08.2023 ist mit dem Beschluss des „Meseberger Entbürokratisierungspakets“ der Start zur Gesetzgebung eingeläutet worden.
Am 15.03.2024 hat der Bundeskanzler nach Billigung im Kabinett den vom Bundesminister für Justiz vorgelegten Referentenentwurf eines Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) als Regierungsentwurf dem Bundesrat zugeleitet.2 Der Bundesrat hat am 26.04.2024 eine Stellungnahme mit zahlreichen Abänderungsvorschlägen beschlossen.3 Darauf hat die Bundesregierung den Gesetzentwurf mit der Stellungnahme des Bundesrats und der Gegenäußerung der Bundesregierung am 08.05.2024 in den Bundestag eingebracht.4 Am 17.05.2024 fand die 1. Beratung im Plenum statt.5 Der federführende Rechtsauschuss des Bundestags hat am 05.06.2024 eine Sachverständigenanhörung durchgeführt, bei der von Vertretern der Wirtschaftsverbände Kritik an der unzureichenden Umsetzung des Versprechens einer Entlastung geübt wurde. Daraufhin wurde von dem Justizministerium eine Formulierungshilfe für einen umfangreichen Änderungsantrag der Fraktionen der Koalition erarbeitet, der am 19.06.2024 vom Bundeskabinett förmlich beschlossen wurde.6 Mit dieser Nachbesserung sollen insbesondere zahlreiche Formvorschriften des Arbeitsrechts den Möglichkeiten der elektronischen Verarbeitung angepasst werden, so dass die Personalverwaltungen spürbar entlastet werden.7 Dies gilt insbesondere für die Formvorschriften des Arbeitnehmerüberlassungs- und des Nachweisgesetzes: Weniger Papier und mehr zulässige digitale Dokumente. Allerdings konnten sich bis Ende der Sitzungsperiode die Koalitionäre nicht über weitere Materien einigen. Die Verhandlungen werden nach der Sommerpause fortgeführt.
II. Überblick über die Änderungen im Nachweisgesetz
In Art. 49 des durch den Änderungsantrag ergänzten Entwurfs sind zahlreiche Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) vorgesehen. Diese sollen es Unternehmen erlauben, Abläufe in ihren Personalverwaltungen zu digitalisieren. Gleichzeitig will die Änderung des Nachweisgesetzes das berechtigte Interesse von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wahren, ihre Arbeitsbedingungen im Streitfall einfach nachweisen zu können. Durch diesen Dualismus wird die Komplexität des Regelungswerks unvermeidbar erhöht.
§ 2 Abs. 1 und 5 NachwG-E und § 3 Abs. 1 und 2 NachwG-E sowie § 4 NachwG-E enthalten inhaltliche Änderungen. In den übrigen Vorschriften erfolgen nur redaktionelle Anpassungen.
III. Änderung des § 2 Abs. 1 NachwG
1. Formerweiterung durch Textform als Alternative
Kernstück der Regelung ist die in dem § 2 Abs. 1 NachwG-E enthaltene Formerweiterung. Diese soll es den Arbeitgebern ermöglichen, die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen anstelle der schriftlichen Niederlegung und Aushändigung nach Satz 1 alternativ auch in Textform (§ 126b BGB) abzufassen. Dann muss nach Unionsrecht eine elektronische Übermittlung individuell an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer erfolgen.8 Eine allgemeine Bekanntmachung reicht nicht aus; denn nach den Vorgaben in Art. 3 Satz 2 der Richtlinie (EU) 2019/1152 vom 20.06.2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (Arbeitsbedingungenrichtlinie) muss bei elektronischer Übermittlung das Dokument für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zum einen zugänglich sein sowie gespeichert und ausgedruckt werden können.9 Für die Zugänglichmachung ist dabei insbesondere erforderlich, dass aufseiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein elektronischer Übermittlungsweg eröffnet ist und sie auf das Dokument uneingeschränkt Zugriff nehmen können. Zudem wird in Umsetzung von Art. 3 Satz 2 der Arbeitsbedingungenrichtlinie geregelt, dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer bei der Übermittlung auffordert, einen auf die übermittelte Niederschrift bezogenen Empfangsnachweis zu erteilen. Diese Vorgabe soll den bereits nach allgemeinen Regeln erforderlichen Zugang des Nachweises bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zusätzlich absichern. Diese Absicherung soll die Risiken des Zugangs bei der elektronischen Übermittlung ausschließen.
2. Anspruch auf schriftlichen Nachweis bei Nachweis in Textform
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen nach dem neuen Satz 3 in § 2 Abs. 1 NachwG-E im Falle der Erteilung in Textform die Erteilung des Nachweises in Schriftform verlangen können. Ebenso soll nach dem neue Satz 4 bei einem entgegen der gesetzlichen Verpflichtung nicht erteilten Nachweis dieser Anspruch auf schriftlichen Nachweis bestehen. Dies umfasst nach § 11 Abs. 1 AÜG auch die sich aus § 11 Abs. 1 Satz 2 AÜG ergebenden zusätzlichen, über das NachwG hinausgehenden Angaben.10 Der schriftliche Nachweis muss auf das Verlangen hin unverzüglich und unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen erteilt werden. Durch den Anspruch wird sichergestellt, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Streitfall vor Gericht die Beweiskraft des bisher von vornherein schriftlich zu erteilenden Nachweises erhalten bleibt. Der schriftliche Nachweis nach den Sätzen 3 und 4 ist, wie der bisherige Nachweis, eine Privaturkunde i.S.d. § 416 ZPO, so dass alle damit verbundenen prozessualen Beweisfolgen gelten. Deshalb sind Grundsätze der Beweisvereitelung zugunsten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Fall eines nicht erteilten Nachweises anzuwenden.11
3. Verjährung des Anspruchs
Die Verjährung des Anspruchs auf Erteilung eines schriftlichen Nachweises nach Satz 3 beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, um die Verjährung dieses beweissichernden Anspruchs an die Verjährung des Primäranspruchs auf Nachweiserteilung anzugleichen. Gleiches gilt für den Anspruch nach Satz 4, wenn entgegen der gesetzlichen Verpflichtung kein Nachweis erteilt worden ist.
4. Ausschluss von für Schwarzarbeit anfälligen Wirtschaftsbereichen
Von der Nachweiserbringung in Textform ausgenommen sind die Wirtschaftsbereiche und Wirtschaftszweige nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG. In diesen Bereichen ist die Beibehaltung der Schriftform zum Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erforderlich.
5. Der neue Normtext in konsolidierter Fassung
In § 2 Abs. 1 NachwG-E bleibt der Satz 1 mit Ausnahme der Änderung der Bezugnahme auf die nach Satz 9 verschobene Fristenbestimmung unverändert:
„(1) Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“
Nach Satz 1 werden die folgenden Sätze eingefügt:
„Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 zu erteilen. Satz 3 gilt entsprechend, wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht nachgewiesen wurden. Die Verjährung des Anspruchs nach den Sätzen 3 und 4 beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind.“
Der bisherige Satz 2 wird inhaltlich unverändert nach Satz 7 verschoben:
„In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
a) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
b) die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
c) der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
d) die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.“
Der bisherige Satz 3 wird zu Satz 8 und lautet nach einer Einfügung des Bezugs auf Satz 1 der neuen Fassung konsolidiert:
„Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach Satz 1 in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“
Der bisherige Satz 4 wird zu Satz 9. Dieser lautet nach neuer Bezugnahme auf „Satz 7“ konsolidiert:
„Dem Arbeitnehmer ist die Niederschrift mit den Angaben nach Satz 7 Nummer 1, 7 und 8 spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Niederschrift mit den Angaben nach Satz 7 Nummer 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach Satz 7 spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.“
IV. Änderung des § 2 Abs. 5 NachwG
Ist nach Maßgabe des § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG-E ein Arbeitsvertrag in Textform (§ 126b BGB) abgefasst und übermittelt, entfällt die Verpflichtung, eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen zu erteilen, wenn und soweit der Arbeitsvertrag die erforderlichen Angaben enthält. Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer hat auch in diesem Fall das Recht nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG-E, einen Nachweis in Schriftform (§ 126 BGB) zu verlangen. Ausgenommen sind die Wirtschaftsbereiche und Wirtschaftszweige nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG.
V. Änderung des § 3 Abs. 1 und 2 NachwG
In § 3 Abs. 1 NachwG-E wird klargestellt, dass entsprechend Art. 6 Abs. 1 i.V.m. Art. 7 Abs. 1 und 2 der Arbeitsbedingungenrichtlinie auch Änderungen der zusätzlichen Angaben nach § 2 Abs. 2 und 3 NachwG mitzuteilen sind. Werden wesentliche Vertragsbedingungen geändert, gelten die für die erstmalige Nachweiserteilung vorgesehenen Vorgaben nach § 2 Abs. 1 Sätze 2 bis 6 NachwG-E entsprechend. Folglich können die mitzuteilenden Änderungen insbesondere in Textform (§ 126b BGB) nach Maßgabe des § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG-E abgefasst und übermittelt werden. Gleichfalls hat in diesem Fall der Arbeitgeber auf das arbeitnehmerseitige Verlangen hin einen schriftlichen Nachweis zu erteilen. Auch hier gilt die Formerweiterung nicht für Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG tätig sind.
In § 3 Abs. 2 NachwG-E wird klargestellt, dass die Mitteilungspflicht bei Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen oder zusätzlicher Angaben entfällt, wenn die Änderung Gegenstand eines schriftlichen Änderungsvertrages ist. Gleiches gilt entsprechend der Regelung für Arbeitsverträge in § 2 Abs. 5 Sätze 2 und 3 NachwG-E, wenn die Änderung in einem von den Arbeitsvertragsparteien in Textform nach Maßgabe des § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG-E geschlossenen und übermittelten Änderungsvertrag enthalten ist. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können auch in diesen Fällen verlangen, einen Nachweis in Schriftform nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG-E zu erhalten. Auch hier gilt die Formerleichterung nicht in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG.
VI. Änderung des § 4 NachwG
Art. 19 der Arbeitsbedingungenrichtlinie erfordert eine Sanktionierung von Verstößen gegen die Pflicht zur Nachweiserteilung. Zur Umsetzung dieser Richtlinienvorgabe wird auch für den Fall, dass ein Arbeitgeber die Option der Formerweiterung nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG-E wahrnimmt, ein Bußgeldtatbestand aufgenommen. Werden die für die Formerweiterung aufgestellten Anforderungen nicht erfüllt, greift die neugefasste Bußgeldbewehrung in § 4 Abs. 1 Nr. 1 NachwG-E.12 Erteilt ein Arbeitgeber keinen Schriftformnachweis, obwohl seine Arbeitnehmerin oder sein Arbeitnehmer diesen verlangt hat, kann die schuldhafte Nichterfüllung des Verlangens mit einem Bußgeld geahndet werden. Dazu ist ein neuer Tatbestand in § 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG-E eingefügt.
