Elektronisches Dokument
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Das elektronische Dokument i.S.d. Elektronischen Rechtsverkehrs

Durch die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs sollte das Einreichen bei Gericht schneller und einfacher gehen. Doch wie immer, wenn Juristen auf Technik treffen, gibt es Verunsicherung und überzogene Anforderungen. Nachfolgend soll Licht ins Dunkel gebracht werden.

Gem. § 130a Abs. 2 ZPO bestimmt die Bundesregierung durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die für die Übermittlung und Bearbeitung geeigneten technischen Rahmenbedingungen für die Einreichung eines elektronischen Dokuments.

Dies ist durch die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) geschehen.

Dieser Artikel von Stv. Dir. d. AG Dominik Mardorf ist ein Auszug aus juris – Die Monatszeitschrift. Den vollständigen Artikel finden Sie auf den Seiten 266-270 in: juris – Die Monatszeitschrift jM 7/8/2020, die Sie hier lesen können

Der Autor ist einer der beiden Projektleiter für die Einführung der elektronischen Akte in der Justiz in Schleswig-Holstein. Der Aufsatz gibt nur seine persönliche Meinung wieder.

A. Die Anforderungen an das Dateiformat .pdf

Maßgebliche Norm ist hier § 2 Abs. 1 ERVV:

„(1) Das elektronische Dokument ist in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen.“

Die zulässigen Dateiformate für elektronisch einzureichende Dokumente werden durch die ERVV auf das Dateiformat .pdf2 beschränkt. Durch § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV selbst erfolgen jedoch noch weitere Einschränkungen:

I. „In druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form“

Was ist damit gemeint? Durch diese Formulierung soll sichergestellt werden, dass das Gericht sowie die weiteren Empfänger das elektronische Dokument grds. weiterverarbeiten können. Jedem .pdf können nämlich Sicherheitseinstellungen3 mitgegeben werden, die verhindern können, dass ein .pdf gedruckt, durchsucht und das Durchsuchte zum Zwecke der Weiterverarbeitung kopiert werden kann. Zwingend ist hierbei nach den Vorgaben von § 2 Abs. 1 ERVV die Einreichung druckbarer und kopierbarer elektronischer Dokumente, während die Durchsuchbarkeit „soweit technisch möglich“ einzuhalten ist.

Dabei dürfen an die Durchsuchbarkeit keine allzu hohen Ansprüche gestellt werden:

Das beste Ergebnis erzielt man, wenn der mit einer Textverarbeitung erstellte Schriftsatz gleich im Format .pdf abgespeichert wird. Aber auch dann kann es, insbesondere bei Bildern, wie z.B. Briefköpfen, dazu kommen, dass diese nicht durchsuchbar sind. Gleiches gilt, wenn das elektronische Dokument durch das Scannen eines Papierdokuments erzeugt wurde und die so erzeugte Bilddatei anschließend mit einer Texterkennungssoftware (OCR) behandelt wurde, die aber nicht alle Zeichen (richtig) erkannt hat.

II. Welches pdf-Format?

Aufgrund der Verweisung in § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV muss das verwendete Dateiformat den im Internet bekanntgemachten Versionen entsprechen:

1. ERVB 20184

Nach der Bekanntmachung zu § 5 ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2018 – ERVB 2018) vom 19.12.2017 sind als zulässigen Dateiversionen5 gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 der ERVV bis mindestens 31.12.2020 grds. PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA zugelassen.

Ausgeschlossen sind damit:

  • PDF/X – Format zur Übermittlung von Druckvorlagen
  • PDF/H – Format für das Gesundheitswesen
  • PDF/IE – Format für Ingenieurwesen, Architektur und Geoinformationen

2. ERVB 20196

Durch die Bekanntmachung vom 20.12.2018 hat die allgemeine Zulassung des PDF bis einschließlich Version 2.0 verschiedene Einschränkung erfahren. Maßgeblich für die allgemeine Praxis ist vor allem folgende Festlegung:

Hinsichtlich der zulässigen Dateiversionen PDF, insbesondere PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA, müssen alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) in der Datei enthalten sein.

Was ist damit gemeint? Es gibt Schriftarten, die direkt in der Datei enthalten sind – sog. eingebettete Schriftarten. Andere, nicht eingebettete Schriftarten sind nicht unmittelbar in der übersandten Datei enthalten. Vielmehr wird das Bild der Schrift erst beim Öffnen der Datei durch einen Zugriff auf die eigenen im öffnenden Programm verfügbaren Schriftarten generiert. Dies ist von außen weder für den Empfänger noch für den Versender erkennbar. Die Festlegung der ERVB 2019 hat damit erhebliche Auswirkung auf den Erstellungsprozess eines den Vorschriften der ERVV und ERVB genügenden .pdf, doch ist sie in der Praxis bis Anfang 2020 weitgehend unbeachtet geblieben. Da weder Anwälte (noch Richter) IT-Experten sind und kaum Näheres zu dem bei ihnen laufenden Prozess der .pdf-Erstellung sagen können, ist guter Rat teuer. Aber es gibt eine einfache Hilfe: Es lässt sich in den meisten Programmen nicht nur festlegen, dass ein .pdf erzeugt wird, sondern auch welche Art von .pdf erstellt werden soll.

Wählen Sie hier die Möglichkeit: PDF/A bzw. ISO 19005-1 kompatibel aus. Dieses .pdf/A-Format, das von außen nicht von einem normalen .pdf zu unterscheiden ist, hat den Vorteil, dass dort alle verwendeten Schriften und Grafiken automatisch eingebettet sind und damit den Anforderungen genüge getan wird.

Aber wie geht das?

In den Produkten der Microsoft-Linie wird die .pdf-Erzeugung im Rahmen der Option Speichern unter gesteuert. Wählen Sie als Dateityp PDF (.pdf) aus. Klicken Sie dann auf Optionen.

Den vollständigen Artikel finden Sie auf den Seiten 266-270 in: juris – Die Monatszeitschrift jM 7/8/2020, die Sie hier zum Download finden:

Produktbild juris – Die Monatszeitschrift Ausgabe jM 7/8/2020

Fußnoten

1 Jeweils gleichlautend: § 14 Abs. 2 FamFG/§ 32a Abs. 2 StPO/§ 46c Abs. 2 ArbGG/§ 55a Abs. 2 VwGO/§ 52a Abs. 2 FGO/§ 65a Abs. 2 SGG.

2 Sollte das .pdf-Format für eine grafische Darstellung nicht ausreichen, darf auf das Format TIFF zurückgegriffen werden. Diese Formatvorgaben gelten natürlich nicht für Beweismittel, da diese von § 130a Abs. 1 ZPO nicht erfasst werden.

3 Zu finden bspw. für die Adobe-Produkte in der Menüleiste unter Datei > Einstellungen > Sicherheit. Auch die Verordnungsbegründung stellt in BR-Drs. 645/17, S. 11 auf die Einstellungen ab, da es dort heißt: „Zur Bearbeitung ungeeignet können etwa elektronische Dokumente sein, die mit Schadsoftware versehen sind oder durch ein Kennwort lesegeschützt sind.“

4 https://justiz.de/elektronischer_rechtsverkehr/doku/bmjv_bekanntmachung_5_ervv_ervb_2018.pdf (zuletzt abgerufen am 29.05.2020).

5 Das TIFF wird ab der Version 6 zugelassen. Dieses Format ist seit 1992 Standard, sodass es schwierig sein dürfte, Grafiken in einer niedrigen Version zu finden.

6 https://justiz.de/elektronischer_rechtsverkehr/doku/erv_ervb_2019.pdf (zuletzt abgerufen am 29.05.2020).

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